Powód 1.

W przypadku gdy prowadzimy firmę doskonale wiemy jak istotne jest by mieć uporządkowane i dobrze zorganizowane akta i dokumenty. Dzięki spranie prowadzonej archiwizacji akt mamy pewność, że żaden ważny dokument nie zaginie i że w razie gdy tylko zajdzie taka konieczność w łatwy sposób znajdziemy interesujące nas dokumenty i akta.

Szczególnie istotne są takie sprawy w przypadku gdy firma, którą prowadzimy jest duża i chcemy mieć łatwy dostęp do dokumentów pracowników, możliwość łatwego rozliczania umów, sprawdzania rachunków itd. Dla poszczególnych działów porządnie i konsekwentnie prowadzone archiwum może być koniecznością – dla działów HR lub księgowości, które wciąż na nowo muszą sprawdzać poszczególne dokumenty, archiwizacja pomaga w łatwym odnajdywaniu potrzebnych w danym momencie dokumentów, umów, akt, rachunków, CV czy listów motywacyjnych.

Pracownicy działu administracji mogą posiadać umiejętność prawidłowego archiwizowania akt, jeżeli jednak tego nie potrafią dobrym pomysłem jest skorzystanie z usług firmy zajmującej się tym. Dobrze jest skorzystać ze sprawdzonej firmy, która tak jak np. archiwizacja akt  będzie miała sprawdzoną i gwarantowaną przez inne firmy renomę.

Powód 2.

Uporządkowane, posegregowane akta narzucają pewien styl pracy, narzucają pracownikowi porządek. Skoro już tyle zrobiono, tak już się napracowano by odpowiednio układać akta, czemu ja mam to niszczyć?  Jest to dobry motywator dla pracowników, którym trudno utrzymać dyscyplinę pracy i jednocześnie świetny wzór dla tych, którzy nie są pewni w jaki sposób wykonywać archiwizację prawidłowo. Wiele firm,  które zajmują się archiwizacją, w cenie usługi pokazuje pracownikom firmy jak zajmować się archiwum w sposób prawidłowy. Uczą katalogowania dokumentów i używania archiwum które zostało wykonane.

Zarchiwizowane akta ułatwiają sprawną pracę wielu działów w firmie i pomagają w sprawnym działaniu firmy, ponieważ zdecydowanie skracają czas potrzebny na znalezienie istotnych i potrzebnych konkretnej osobie informacji.

Powód 3.

Prawo polskie nakłada na nas konieczność archiwizowania akt i dokumentów, dlatego jeżeli zależy nam na prawidłowym działaniu firmy i poprawnym jej  prowadzeniu musimy myśleć o tym jak wykonać archiwizację. Możemy oczywiście prowadzić archiwizację w dowolny sposób, jednak z takiego chaotycznie prowadzonego archiwum trudno jest korzystać i trudno wyszukiwać interesujące nas dokumenty. Poza tym jeżeli archiwizujemy dokumenty w dość przypadkowy sposób, bardzo łatwo doprowadzić do sytuacji w której niektóre dokumenty zginą i będziemy musieli poświęcać długi czas do tego by je znaleźć. Czasem może się okazać to wyjątkowo uciążliwie i stresujące, szczególnie w sytuacjach gdy będziemy mieli akurat w firmie inspekcję lub będziemy musieli pokazać jakieś instytucji konkretnego dokumenty, których nie będziemy mogli w łatwy sposób odnaleźć w naszym archiwum.

Mamy nadzieję, że nasze powody przekonały Państwa do tego, że warto zająć się prawidłowym archiwizowaniem akt i że podzielą się Państwo z nami swoimi powodami aby działać zgodnie z założeniami prawidłowego archiwizowania i dbać o poziom naszego archiwum. Zapraszamy do zapoznania się z ofertami, różnych firm.